شرح کلی شغل وظایف این افراد آنقدر متنوع است که نمی توان فهرست آنها را در یک اداره خاص عنوان کرد. آنها باید اطلاعات محدودی درباره سیستم ها و جریان های مدیریتی داشته باشند.وظایف دفتری ممکن است طبق فرآیندهای کاری شرکت تعیین شود و یا ترکیبی از وظایف زیر باشد:
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
پاسخگویی به تلفن،تایپ و واژه پردازی، دفترداری، تند نویسی، کار با دستگاه های اداری و بایگانی. عناوین شغلی مشابه و مرتبط دستیار اجرایی مدیر دفتر مسئول پذیرش کارمند منشی دستیار دفتر کارمند دفتر نماینده خدمات مشتری مسئول هماهنگی دفتر کارمند دادگاه
وظایف جمع آوری، شمارش، تخصیص بودجه، دفتر داری و تکمیل معاملات بانکی. ارتباط با مشتریان،کارمندان و افراد دیگر برای پاسخگویی به سوالات. پاسخگویی به تلفن ، ارتباط دادن تماس ها و دریافت پیام. گردآوری،کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد مربوط به فعالیت های اداری معاملات بازرگانی و دیگر فعالیت ها. تکمیل و ارسال صورتحساب ها، قراردادها،سیاست گذاریها، فاکتورها یا چک ها. به کار انداختن دستگاه های اداری مانند فتوکپی، اسکنر، دستگاه های نسخه برداری، سیستم های پست صوتی و کامپیوترهای شخصی. محاسبه، ثبت و تصحیح داده ها و سایر اطلاعات مانند گزارش ها و یادداشت ها. نگهداری و به روز کردن دستی یا کامپیوتری سیستم های بانکهای اطلاعاتی، سیستم های پستی، دفاتر دارایی و بایگانی. باز کردن، دسته بندی و تعیین مسیر نامه ها، پاسخگویی به نامه ها و آماده کردن آنها برای ارسال. بررسی فایل ها،رکوردها و سایر اسناد برای دریافت اطلاعات و پاسخگویی به درخواست ها.
دانش امور دفتری : برخورداری از دانش رویه ها و سیستم های اداری و دفتری مانند پردازش واژه ،مدیریت اسناد و سوابق ،تند نویسی، نسخه برداری ،طراحی فرم ها و دیگر روش های دفتری و اصطلاحات آنها؛ ارایه خدمات به اشخاص و مشتریان: برخورداری از دانش اصول و مراحل ارایه خدمات به افراد و مشتریان شامل ارزیابی نیازهای مشتری ،اعمال استانداردهای کیفیتی برای خدمات و ارزیابی میزان رضایت مشتری؛ اقتصاد وحسابداری: برخورداری از دانش نظری و عملی اقتصاد و حسابداری، بازار مالی، بانکداری و تحلیل و تهیه گزارش از داده های مالی؛ زبان فارسی : برخورداری از دانش ساختار و محتوای زبان فارسی شامل دیکته ،معنی لغات ،دستور زبان و شیوه نگارش ؛ ریاضیات: برخورداری از دانش حساب، جبر،هندسه، آنالیز، آمار و کاربرد آنها،
مهارتها شنیدن فعال : توجه کامل به سخنان دیگران و درک نکات آنها ،پرسیدن سوال های مناسب در فرصت های مناسب و قطع نکردن سخنان دیگران ؛ فهم و درک مطلب نوشته شده:درک جملات و پاراگراف های اسناد مرتبط با کار ؛ قوه درک اجتماعی: هوشیاری در برابر واکنش دیگران و درک نهفته در پس هر واکنش ؛ صحبت کردن: گفتگو با دیگران برای تبادل موثر اطلاعات ؛ نوشتن: برقراری ارتباط نوشتاری با دیگران برای برآورده شدن نیازهای آنها؛
توانائیها نظام بندی اطلاعات: توانایی مرتب کردن اطلاعات یا عملیات طبق یک قانون یا قوانین خاص (اعداد، حروف، واژه ها، تصاویر و یا عملیات ریاضی) ؛ منطق ریاضی: توانایی انتخاب بهترین شیوه و یا فرمول ریاضی برای حل یک مسئله ؛ دقیق بینی : توانایی مشاهده جزییات از فاصله ای نزدیک ؛ قابلیت کار کردن با اعداد و ارقام: توانایی جمع، تفریق، ضرب وتقسیم اعداد به سرعت و به طور صحیح ؛ درک شفاهی: توانایی گوش دادن و درک مطالب و عقاید دیگران ؛ بیان شفاهی : توانایی برقراری ارتباط شفاهی با دیگران طوری که مخاطب مطالب را درک کند ؛ توجه انتخابی: توانایی تمرکز بر کار به مدت طولانی بدون این که توجه فرد به موارد دیگر جلب شود؛ شیوایی بیان: توانایی بیان روشن و قابل فهم مطالب؛ بازشناسی گفتار:توانایی شناسایی و بازشناسی گفتار شخص دیگر؛ درک مطلب نگاشته شده: توانایی خواندن و درک مطالب نوشتاری ؛
فعالیت های کاری ارتباط با افراد خارج از سازمان: ارتباط با افراد خارج از سازمان، معرفی سازمان به مشتریان، عموم ، دولت و سایر منابع خارجی. این اطلاعات می توانند به صورت رو در رو ، کتبا ، با تلفن و یا پست الکترونیک تبادل شوند ؛ برقراری ارتباط با روسا ، همکاران و زیر دستان: فراهم نمودن اطلاعات برای سرپرستان، همکاران و زیردستان با تلفن،نامه،پست الکترونیک و یا رو در رو؛ فایل بندی و ذخیره اطلاعات: وارد کردن، نسخه برداری، ضبط و ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت نوشتاری یا الکترونیکی / مغناطیسی؛ برقراری و حفظ ارتباطات فردی : ایجاد روابط کاری سازنده و مناسب با دیگر همکاران و حفظ این روابط ؛ کسب اطلاعات : مشاهده ، دریافت و یا کسب اطلاعات از کلیه منابع مرتبط ؛ کار با کامپیوتر :استفاده از کامپیوتر وسیستم های کامپیوتری (سخت افزار و نرم افزار) برای برنامه نویسی وارد کردن داده یا پردازش اطلاعات ؛ سازمان دهی ،برنامه ریزی و اولویت بندی کارها : توسعه اهداف و طرح های خاص برای اولویت بندی سازمان دهی و انجام کارها ؛ انجام عملیات اجرایی: انجام روزانه وظایف اجرایی مانند نگهداری فایل های اطلاعاتی و پردازش اسناد؛ روابط مستقیم با مردم: کار کردن برای مردم و یا داشتن ارتباط مستقیم با آنها شامل ارایه خدمات به مشتریان در رستوران ها یا مغازه ها و پذیرایی از میهمانان و مشتریان ؛ پردازش اطلاعات: جمع آوری، کد گذاری، طبقه بندی، محاسبه، جدول بندی، بازبینی و اصلاح اطلاعات وداده ها؛
حیطه کاری حیطه کاری شماره 2: به مقداری آمادگی شغلی نیاز دارد. تجربه کلی: برای این مشاغل مقداری مهارت ، دانش یا تجربه شغلی قبلی ممکن است مفید باشد.برای مثال یک تحصیلدار امکان دارد از داشتن تجربه کار مستقیم با مردم بهره گیرد اما شخص بدون داشتن چنین تجربه ای هم با کمی سختی میتواند یک تحصیلدار شود. کارآموزی: برای این مشاغل افراد به چند ماه تا یکسال کار با افراد با تجربه نیاز دارند. مثال هایی از این حیطه کاری: مشاغل در این حیطه به استفاده از دانش و مهارت های فرد برای کمک به دیگران سر و کار دارند. مانند آتش نشان ها ، نمایندگان خدمات مشتری، تکنسین داروخانه ها ، فروشندگان و تحصیلداران. میزان آمادگی خاص شغلی: بین 4 تا 6 (مدت زمان یادگیری نحوه انجام کار در مدت 3 ماه تا کمتر از 4 سال) تحصیلات: این مشاغل معمولا به دپیلم دبیرستان و احتمالا به مقداری کارآموزی و گذراندن دوره های مرتبط با شغل نیاز دارند.در برخی موارد، به دانشنامه یا مدرک کارشناسی نیاز است. علائق قاعده گرایانه : مشاغل قراردادی غالبا درگیر با پیروی از قواعد و روال کاری اند.این مشاغل بیش از عقاید با داده ها و جزییات سر و کار دارند. افراد معمولا موظف اند از دستورهای خاصی پیروی کنند؛ متهورانه: مشاغل متهورانه غالبا درگیر با راه اندازی و انجام پروژه های مختلف هستند. این مشاغل می توانند با رهبری و هدایت افراد و اتخاذ تصمیمات متعدد همراه باشند. این مشاغل گاهی نیاز به خطر پذیری داشته و غالبا با کسب و کار سروکار دارند؛ واقع گرایانه : مشاغل واقع گرایانه غالبا درگیر با فعالیت های کاری هستند که شامل ارائه راه حل ها و حل عملی مسایل می شوند.این فعالیت ها معمولا با گیاهان، جانوران ،مواد و ابزار حقیقی مانند چوب ،ابزار و ماشین الات سر و کار دارند.بسیاری از این مشاغل نیازمند کار در فضای باز بوده و سر و کار چندانی با کاغذ و ارتباط نزدیک با دیگران ندارند؛
ارزشهای کاری استقلال : مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند به کارمندان اجازه ی کار و تصمیم گیری مستقلانه را می دهند.نیازهای متقابل شامل مسئولیت پذیری و استقلال است. ارتباطات: مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند به کارمندان اجازه ی ارایه خدمات به دیگران و کار با همکاران در محیطی دوستانه و غیر رقابتی را می دهند. نیازهای متقابل شامل همکاران، ارزش های اخلاقی و خدمات اجتماعی است. پشتیبانی: مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند ارایه دهنده حمایت مدیریتی به عنوان پشتیبانی برای کارمندان هستند. نیازهای متقابل شامل سیاست های شرکت، روابط انسانی و فنی در ارتباط با نظارت می باشند.
شیوه های کاری توجه به جزییات : دقت و توجه به جزییات و دقیق بودن در حین کار ؛ توجه به دیگران: همدردی و توجه به نیازها و احساسات و یاری کردن دیگران؛ قابل اعتماد بودن : قابل اعتماد بودن ،مسئولیت پذیری و پیروی از دستورها؛ استقلال:انجام وظایف فرد بدون نیاز به سرپرستی دائم و اتکا به خود برای انجام کارها ؛ درستکاری: درستی و صداقت؛ خویشتن داری : حفظ آرامش ،کنترل احساسات و خشم و پرهیز از رفتارهای نسنجیده و تهاجمی در هر شرایطی؛ جهت گیری اجتماعی: ترجیح دادن کار گروهی و تماس با سایر افراد در حین کار؛ تحمل فشار روحی:انتقاد پذیری و تحمل شرایط دشوار.
منبع:
مشاغل
ثبت نام و عضویت میز کار
